（一）辅助分析
企业等对生产经营等活动进行决策的时候，需要以各种数据作为依据。在人工的数据处理方式下，只能提供定期的报表，难以根据需要提供各种综合分析的数据，使得企业的决策活动只能是依靠经验，往往带有盲目性。这种经营方式是一种低水平的运作，会造成大量的浪费，而通过计算机系统将数据组织起来，可以随时提供各种所需的数据，能保证决策的准确、及时。
（二）规范化管理
企业等组织中的许多数据管理并不像财务管理那样有严格的制度，常常带有较大的随意性，数据采集的时间、格式和计算方式等往往是根据经验和公式完成的，而且又不便于审核，容易引起混乱和错误。计算机系统则能为数据处理提供明确的尺度使之标准化、规范化。
（三）节省人力
不仅大量的重复计算能由计算机处理，可以减轻劳动强度，更重要的是在输入数据以后，所有的处理都由计算机系统来完成，可以免去人工方式下许多中问的处理环节，达到减员的效果。
（四）信息管理系统可促进组织管理职能、结构优化
信息管理系统本身是一项复杂的系统工程，加之我国一般组织的管理基础比较薄弱，因此在研究这一问题时，必然会涉及到企业或各种组织原有管理职能分配、工程程序等是否科学、合理，组织机构的设置是否恰当等问题，因而需要进行管理职能、工程程序，乃至组织结构的调整、优化。
（五）信息管理系统能大大的减轻管理人员的工作强度
企业等各种组织的管理的工作量很大每天都会产生大量的信息，但以往由于缺乏有效的手段，造成管理人员的时间与精力都只能放在大量的分类、登记和计算机等工作中，因而在很多场合只能简化管理。但是通过信息管理系统，可以调用计算机的强大功能，使工作人员有更多的精力去研究、细化管理内容，扩大管理的深度和广度。这有利于各层次管理者全面、深入地把握各种信息，进行科学的决策，进一步提管理水平。
（六）信息管理系统可促进管理制度的完善
在建立信息管理系统的过程中，随着职能、组织结构的调整、优化和管理深度的提高，各机构之间的联系也随之越来越复杂，要使各机构有机的联系起来，依靠的是以责任制为基础建立起来的一整套完整的管理制度。完善的管理制度为信息的采集、加工整理、传递等提供了可靠的保证，可使信息这一重要的资源在管理中充分发挥作用。
（七）信息管理系统能提高工作效率
计算机进行数据的处理．其速度是人的几百倍、几千倍，将使管理信息的提供更加及时。管理内部网络的建立，使部门之间的工作衔接更加紧密，大大加快了业务办理的程度，从而为提高工作效率奠定了良好的基础。
（八）建设促进管理人员素质提高
在目前的信息管理系统建设中，一个突出问题是计算机专业人员数量少，而且既懂计算机技术又懂管理的复合型人才奇缺；而信息管理系统建设的主力军是管理人员，管理人员不了解信息管理系统的基础知识，就不能建成信息管理系统。因此、在信息管理系统的建设中，要保证建设工作的顺利进行，人才培养必须同步进行，进一步提高管理人员的素质。
通过以上八点我们可以清楚地看到建立信息管理系统的必要性以及其作用、意义，建立信息管理系统不仅仅是企业安全管理的一项重大变革，而且是时代的需要，是顺应时代潮流的体现。随着应用的不断推广和深人，信息管理系统在现代信息社会中的作用必将越来越大，计算机必将促进企业安全管理向科学化和现代化迈进，促进社会的和谐，有序，健康发展